La organizacion de eventos es una práctica de las relaciones públicas en la que las empresas pretenden establecer una comunicacion con sus públicos y crear una imagen de marca, o de la organización favorable y asi transmitir mensajes corporativos mediante sus actuaciones.
Son eventos de relaciones Públicas las ferias comerciales, los congresos, las jornadas de puertas abiertas, las juntas generales de accionistas, una inaguracion del local, el lanzamiento de un nuevo producto, una seminario, un foro, una mesa redonda, etc.
Podemos considerar estos acontecimientos como comunicación experimental, ya que la percecpción directa del público que participa es fundamental para crear sus propia imagenes.
Todos los eventos y los acontecimientos de relaciones públicos requieren de una previa planificación y organización. Resulta fundamental importancia para sus exito y se plasma en la redacción de un plan estratégico de gestión de eventos. Pero los eventos requieren otro tipo de documentos escritos, como las invitaciones, los programas, los boletines de inscripcion o los informes finales.
LA INVITACIÓN ES INDISPENSABLE
Documento breve que se envía a su destinatario con la finalidad de invitarlos a un acto a un acontecimiento. La formula de la invitación son bastante estadarizadas - "Tienen el gusto de incitar a" - " Tienen el gusto de invitarle"- "Se complace en invitarle" o "Tiene el honor de invitarle"-
Nombre del Invitado: Si es invitación personal se indican los nombres de los invitados, para que quede claro a quien se le invita, "Al Sr. Fernando Blanco, presidente del banco".
Nombre o motivo del acto.
Participantes o protagonistas.
Fecha y hora de celebración del acto.
En la redacción es fundamental tener en cuenta que existen ciertos datos que una invitación nunca puede omitir.
